Sadece 7 basit soru değişiklikle ilgili riskleri değerlendirmenize ve Değişiklik Yönetimi sürecinizin verimliliğini ölçmenize yardımcı olabilir...

    Bilindiği üzere operasyonel BT hizmetlerinin verimli ve etkin olarak hayata geçirilmesi için geliştirilen kalite yönetim metodolojisi ITIL (Information Technologies Infrastructure Library); BT alanında operasyonel hizmetlerin bütünleşik süreçler olarak yürütülmesinde esas alınacak ilkelere açıklık kazandırıyor.

    ITIL ile birlikte BT organizasyonlarının iş yapış şekillerinde ve ekiplerin iş kültürlerinde bir değişim yaşandığını gözlemliyoruz. BT'nin uygulanmasında sürekli bir iyileştirme döngüsü sağlayan ITIL; bütünleşik merkezi süreçlerin tanımlanması, herkesin kendi sorumluluklarını bilmesi, önceki deneyimlerden öğrenme, daha kaliteli hizmet sunma, performans göstergeleriyle çalışma ve hizmet kalite maliyetlerinin açıklanması gibi başlıklarda kolaylıklar sağlıyor.

    Pek çok BT Hizmet Yönetimi ve ITIL uygulayıcısının büyük bir merakla beklediği Business Perspective Volume II'nin yeni sürümü, önemli iş sorunlarına yaklaşımıyla birlikte, özellikle BT İdaresi, organizasyonel düzenlemeler ve stratejik kaynak bulma gibi karmaşık sorunlarla ilgili rehberlik arayan üst düzey yöneticiler için ilgi çekici bir okuma kaynağı olarak dikkat çekiyor. Kaynak, özellikle İş Sürekliliği ile ilgili bölümde oldukça etkileyici bir liste içeriyor. Bu bölüm değişikliğin risklerini belirlemek ve "Değişiklik Yönetimi" sürecinin etkililiğini ölçmek için kullanılabilecek bir listeyi yansıtıyor.

    Bu liste 7 basit sorudan oluşuyor. Her ne kadar basit sorular olsalar da aslında bu sorular çok önemli bir yere sahip. Çünkü bu soruları sormayan ve yanıtlayamayan her kuruluş BT ve iş hizmetlerini olumsuz yönde etkileyen belirgin değişiklik riskleriyle karşılaşmakta.

    Değişiklik riskleri yeni iş gereksinimlerine sürekli olarak yanıt vermesi beklenen günümüzün BT ortamında oldukça önemli. Değişiklik yönetimi için etkili bir süreç geliştirmezseniz hizmet kesintileriyle karşılaşma olasılığınız daha yüksek olacaktır. Bu da ne yazık ki son kullanıcıların asla hoşgörü göstermeyeceği bir durumdur.

    Şimdi bu 7 basit ama önemli soruların neler olduğuna hep birlikte bakalım...

    1. Değişikliği Kim Gerçekleştiriyor?

    Basit görünüyor ama bu soruya yanıt veremezseniz, değişikliğin uygun bir şekilde yetkilendirildiğinden emin olmazsınız. Yetkisiz değişiklik ise BT için büyük bir sorun olabilir. Çok fazla giriş noktası, pay sahibi ve "depolanmış" değişiklik kaynağıyla, bunun bir soruna yol açacağı aşikardır. Yetkilendirme sorununa eğilmenin bir yolu bütün değişiklikleri merkezi olarak kaydetmek üzere bir sistem geliştirmektir. Böyle bir sistemse işlevsel alanlarda değişiklik paslaşmalarıyla başa çıkmak için uygun kontroller içermelidir. Bu tek "kayıt sistemi" özellikle de denetim sırasında yararlıdır.

    2. Değişikliğin Nedeni Nedir?

    Bu sorunun cevabını veremiyor olmanız hiçbir yarar sağlamadığı gibi bir de risk taşıyan değişikliklerden kaçamıyor olmanız anlamına geliyor. Değişiklik türüne bakmaksızın her büyük değişikliğin kabul edilmiş bir portföy analizi kriterine göre değerlendirilmesi gerekiyor. Bu değerlendirme değişikliğin uygun önceliğinin belirlenmesini sağlayacak ve olası büyük hatalı düzenlemelerin BT kaynaklarını baltalamadan önce ortaya çıkarılmalarına yardımcı olacaktır.

    3. Değişiklikten İstenen Geri Dönüş Nedir?

    Değişikliğin özellikle finansal geri ödemesi konusunda yaratacağı geri dönüşü anlamak stratejik ve proje tarafından yönlendirilen değişikliğin önceliğini belirlemek açısından önemlidir. Ancak ITIL Değişiklik Yönetimi sürecine sorunlar ve yenilik olmak üzere iki temel öğe katarken yeniliğin nasıl düzenleneceği konusunda rehberlik için tam bir anlaşma yoktur. BT hizmetleri için ITIL Finans Yönetimi maliyetle ilgili yararlı bilgiler sunuyor. Ancak değişikliğin gerçek finansal etkisini tarafsız bir şekilde ölçmek için değer temelli ölçümlerle desteklenmesi de gerekmekte.

    4. Değişiklikle İlgili Riskler Nelerdir?

    Tabii ki bütün değişiklikler bir miktar risk içerir. Asıl soru riskin miktarı ile ilgilidir. Bazı riskler ortadan kaldırılabilir, hafifletilebilir veya bir şekilde kabul edilebilirler. Değişikliğin altyapınızdaki bütün olası etkilerini değerlendirmek için her türlü çabayı göstermelisiniz. Ayrıca en kötü durum için bir geri çekilme stratejisi de belirlemeli ve değişikliği gerçekleştirmemenin riskini de dikkate almalısınız.

    ITIL'ın "önem derecesi" kavramı gerçek sorunların yanı sıra olası risklere de uygulanabilir. Eğer işler ters giderse en kötü durum ve en iyi durum senaryoları nelerdir? Kimse kristal küreye sahip değil ama değişiklikleri yapmadan önce bir miktar önsezi beklemek de makul olabilir.

    5. Değişikliği gerçekleştirmek için hangi Kaynaklar gereklidir?

    Kaynaklar insan ve BT varlıkları biçiminde olabilir. İnsan bakış açısından mekanizmaların değişikliği gerçekleştirmek için hangi yeteneklere sahip olması gerektiğini veya bu yeteneklere sahip olunup olunmadığının belirlenmesi gerekir.

    Varlıklar için de benzer bir analiz yapmak gerekir. Bu değişikliği gerçekleştirmek için hangi altyapı varlıkları gereklidir ve bunlar mevcut mudur? Tabii ki diğer projelere olan etkiler de mutlaka dikkate alınmalıdır. Yani bu değişiklik amacıyla insanlar ve varlıklar yeniden tahsis edilecekse zaman ve maliyet açısından şu anda yürümekte olan projelerdeki gecikme ne olur sorusu da cevaplanmalıdır.

    6. Değişikliğin "Oluştur, Test Et ve Uygula" kısımlarından kim Sorumludur?

    Uygulama geliştirmeyi yöneten herkes bu soruya mutlak yanıt verebilmelidir. Bu işlevlerin her biri için sorumluluklar özellikle uyumluluk ve denetleme gereklilikleri açısından uygun bir şekilde ayrılmalıdır. Ancak sorumlulukların ayrılması uygulama geliştirmeyle kısıtlı kalmamalıdır. Bütün değişiklik ve sürüm yönetimi süreci boyunca izlenebilir, uygulanabilir ve gerçekleştirilebilir olmalıdır.

    7. Bu ve diğer değişiklikler arasındaki "İlişki" nedir?

    Günümüzün karmaşık BT ortamlarında aynı anda ortaya çıkan bu kadar çok değişiklikle bu yanıtlaması zor bir soru olabilir. Değişiklik ilişkilerinin işlevsel sınırlar içinde ve boyunca tanımlanması gerekir. Bunun başarılmaması örneğin hatalı ve uygun olmayan değişiklik sıralaması nedeniyle daha uzun süreli planlanan çalışmama zamanlarına neden olacaktır. Planlı değişikliklerin ortak planlanması burada yardımcı olabilir, entegre Yapılandırma Yönetimi Veritabanı (CMDB) tarafından eşlenen etki analizi ve ilişkileri değiştirebilir.

    Bütün bu soruların yanıtlanabilmesi bazı yararlar sunabilir. İlk olarak kuruluşların değişiklik riskinin ölçümü için daha tarafsız araçlar sunan bir dizi ölçüm aracını ortaya çıkarmalarını sağlar ve hizmetleri daha güvenilir, müşteriler için daha kullanılabilir hale getirmek üzere uzun bir yol çizebilir. İkinci olarak bu sorular değişiklik yönetimi sürecinizin geçerli zorunluluklarla nasıl uyum sağladığını değerlendirmenin bir yolunu sunarken süreç otomasyonu ve yeni teknikler yoluyla aşılabilecek boşlukları belirlemeye de yardımcı olur.

    Denetlenebilir bir değişiklik yönetimi sürecinin uygulanması ve tutarlı bir uygunluğa sahip olması işin BT hizmetlerine ve yeni düzenleme gerekliliklerine olağanüstü bağımlılığı nedeniyle günümüzde olmazsa olmazlardandır. Bu yedi basit ama önemli soruyu sorarak BT kuruluşları değişiklik disiplininin bu düzeyine rahatlıkla erişebilirler.


Zuhal İşcan: 1987 yılında California Üniversitesi, Elektronik ve Bilgisayar Mühendisliği bölümünden mezun oldu. 1995 yılından beri CA Türkiye'de çeşitli görevlerde bulunan İşcan, halen CA Türkiye Pazarlama ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü görevini sürdürmekte.