Her bir birey bildikleriyle var oluyor. Öyleyse kurum olarak bildiklerimizi de anlamlı ve yorumlanabilir bir şekle sokmak, iş süreçlerimiz içinde kullanabilmemizi, gerektiği noktada ulaşabilmemizi ve sonuç olarak bu şekilde kurumsal hafızamızı şekillendirmeyi gerektiriyor.

    Kurumsal hafızasını oluşturmuş ve bunu iş süreçlerine yansıtabilmiş şirketlerin her anlamda değişen pazar koşullarına ayak uydurması mümkün oluyor.

    Bunun en güzel örneklerinden birisi dünya devi bir markanın, WallMart'ın elektronik ticaret dünyasına hızlı geçiş yaparak önemli bir yol alması olabilir. Bu değişim, gelişimi ve yeni ticari imkanları da birlikte sağlamış durumda.

    Organizasyonların esnekliğini jimnastikçilerin vücutlarını kontrol kabiliyeti ile eşleştirerek anlatacak olursak önce vücudumuzu tanımamız gerekiyor. Bu bize eksik veya zayıf noktaları kuvvetlendirmeyi, bu gücü ölçebilmeyi ve kontrol ederek gerekli noktalarda kullanabilmeyi sağlıyor. Aslında kurumların da bildiklerini doğru noktalarda hayata geçirebildikleri güç günümüzde bilgi teknolojileri olarak karşımıza çıkıyor. Bilginin gücü olarak da adlandırabileceğimiz bu yeti bilgi, belge ve süreç çözümleri ile organizasyonların günlük hayatta kullanımına sunulmuş durumda.

    Bu teknolojilerin geldiği nokta aslında sadece arşiv gibi değerlendirilen yapılardan daha farklı özelliklere sahip olduğunda gerçekten işe yarıyor. Yalın bir arşivleme ise kağıt yığınlarının elektronik ortama aktarılmasından ibaret olduğundan istenen etkiyi yaratmakta zorlanıyor.

    Bu sebeple 1990'lı yıllarda saklama ve yeniden bulma olarak başlayan uygulamalar günümüzde bunun çok ötesinde bir anlam ifade ediyor.

    Bilginin belgeleye belgeninse tekrar bilgiye işaret etmesi ve bunların günümüzün mobil imkanları ile birleşerek iş süreçlerine katkıda bulunması başta bahsettiğimiz kurumsal esneklik ve gücü uygulama imkanı veriyor.

    Bir şirketin yönetmek zorunda olduğu veri miktarının logaritmik olarak arttığını düşünecek olursak bu tip uygulama ve çözümlere olan ihtiyacında buna paralel olarak artmasını beklemek doğru olacaktır. Ancak organizasyonların alışkanlıklarını değiştirmeleri ya da terk etmeleri çok zor olduğu için bu tarz uygulamaların da hayata geçmesinde temel kriterleri, beklentileri ve yönetim desteğini doğru konumlandırmak gerekmektedir.

    İşte bu yüzden şirketlerin bildiklerini anlamlı ve yorumlanabilir şekilde biriktirmeleri önem kazanıyor. Bunun ilk aşamada görülmeyen bazı avantajlarının da zaman içinde ortaya çıkması kaçınılmaz. Pek çok firmada ölçülmek istenen performans değerleri, bilginin üretilmesi, kullanılması ve işe yansıtılması noktasında bilişim ürünlerinin kullanımı ile mümkün hale geliyor. Bunun gereğinden çok kontrol getirdiği düşünülebilir ancak gücün varlığı sadece gerekli noktalarda kullanılmasına engel oluşturmuyor. Bu bilgileri istenen ve tercih edilen noktalarda raporlar halinde almak performans değerlendirmesi için de oldukça önemli bir ölçü sağlıyor. Böylelikle yarının gücünü oluşturacak bilgilerin oluşturulması, sınıflandırılması ve yorumlanmasının kimler tarafından ve hangi yolla yapıldığının kayıt altına alınması da önemli bir veri oluşturmuş oluyor.

    Sonuç olarak kurumların da insanlar gibi bildikleriyle varlıklarını sürdürmeleri, bunu yaparken gelişme ve büyüme potansiyellerini değerlendirmeleri, bilgi ve belgelerini günlük süreçleri içerisinde etkin kullanımları ile mümkün oluyor. Bunun için de yönetimden başlayacak şekilde tam bir inanç ve çaba içinde olunması kalite konusunda olduğu gibi bu süreçte de başarı için gerek şart olarak karşımıza çıkıyor.

    ALPAY GÖĞÜŞ
    DOXOFT GENEL MÜDÜRÜ
    http://www.doxoft.com