Kalite Asla Tesadüf Değildir

Aykut Altındağ

aykut@maxihaber.net

İşim gereği gün içerisinde çok fazla sayıda toplantıya katılırım. Her gün farklı mekanlarda bazen farklı şehirlerde hatta farklı ülkelerde düzenlenen organizasyonlarda zamanımın büyük çoğunluğunu geçirdiğim için buralarda sunulan hizmet kalitesini her zaman gözlemlerim. Aldığım hizmetin kalitesi benim için çok önemlidir. Aynı zamanda da sizi davet edenin prestijidir. Sizi çağıranlar çok ciddi paralar harcasalar bile bazen kapıdaki güvenlik görevlisi veya size servis yapan bir garsonun yaptığı yanlış bir hareket daveti düzenleyenler hakkındaki tüm algınızı tümüyle değiştirebilir. Zaten 25 yıllık iş hayatı tecrübem de bana kalitenin asla tesadüf olmadığını farklı deneyimlerle öğretti.

Son yıllarda özellikle büyük kurumlarda Kurumsal İletişim Bölümleri ön plana çıkmaya ve kadro yapısı olarak da genişlemeye başladı. Buradaki kadroları genelde tecrübeli eski gazetecilerle dolduran firmalar “İtibar Yönetimi” konusuna ağırlık vermeye başladılar. İşte kalite farkı da bu aşamadan sonra kendini göstermeye başladı. Ekip ne kadar deneyimli ve eğitimliyse hizmet verdikleri kurumun itibarını o derecede iyi yönetmeye başladılar. Benzer şekilde İletişim Ajansları da kadrolarını eski gazetecilerle güçlendirerek tecrübeli ve bilgili insanları hazır bir şekilde kadrolarına kattılar.

Profesyonel ve kaliteli kadrolarla çalışan kurumların farkı düzenledikleri etkinliklerde ve kurumun itibarını yönetmekteki başarısıyla belirgin bir biçimde ortaya çıktı. Bu başarıyı sağlayamayan kurumlar için ise itibar algısı belirli bir seviyenin ötesine geçemedi.

Eğer deneyimli ve çok fazla etkinliğe katılan bir gazeteciyseniz belirli bir zaman sonra katıldığınız etkinliklerdeki bazı ayrıntılar sizi çok fazla rahatsız etmeye başlıyor. İçinizden hep şöyle diyorsunuz: “Bu etkinliği falanca firma düzenleseydi böyle olmazdı”. Yani kalite farkını hemen anlıyorsunuz.

Aşağıda katıldığım basın toplantısı ve basın gezilerinde kalite farkını ortaya çıkaran birkaç konu başlığını sıraladım. Kim bilir? Belki okuyan olur da bu başlıklardaki konulara dikkat eder ve bu belirttiğim sorunları hiç yaşamayız. Böylece daha kaliteli çalışma şartlarına kavuşuruz diye düşünüyorum.

Kapıdaki Basın Masasında Karşılama

Etkinliğin girişinde basın mensuplarını karşılayan arkadaşlar “Hangi yayındansınız” diye sorduklarında davet edilen yayının ismi söylediğinde bunu kayıtlarına doğru bir biçimde yazabilmeliler. Defalarca harf harf kodlama yapmak zorunda kalmamalıyız. Ayrıca ismimizi söylediğimiz zaman da en azından kim olduğunuzu ve görevimizi bilmeleri son derece önemli. Bizi tanımayan ve yayınımızın ismini dahi yazamayan arkadaşların o masaları işgal etmesi inanın kurumunuz adına ciddi bir prestij kaybı.

Otopark Problemi

Bir etkinliğe davet gönderirken bir not olarak ücretsiz otopark olup olmadığını belirtirseniz etkinlik sonunda ne kendinizi ne de bizi zor durumda bırakmamış olursunuz. Gereksiz ve sıkıntılı tartışmalar yaşamamak adına davetin altına ekleyeceğiniz küçük bir not çıkması muhtemel tartışmaları önleyecektir.

Uzun Süren Sunumlar

Bizlerin günde ortalama 2-3 toplantıya katıldığımızı düşünerek müşterinizin veya yöneticinizin toplantıda yapacakları sunumunun uzunluğuna lütfen müdahale edin. Bizler ürün veya hizmet satacağınız bayi veya müşterileriniz değiliz, onlara yapacağınız ayrıntılı sunumlardan vazgeçerek bazen 1 veya 2 saati bulan sunumlar yerine kısa ve öz, çok fazla uzun olmayan ‘hap’ gibi sunumlar hazırlayın bize. Ayrıntılı bilgi isteyen arkadaşlarımızı da seminerlerinize, bayi toplantılarınıza veya özel toplantılara davet edin.

Basın Bültenlerinde Kullanılan Abartılı Kelimeler

Gönderdiğiniz bültenlerde muhteşem, harikulade, müthiş, eşsiz, benzersiz, rakipsiz, lider, olağanüstü vs. gibi abartılı ifadeleri o kadar fazla kullanıyorsunuz ki; bunları ayıkladıktan sonra bazen yazacak haber bulamıyoruz. Lütfen biraz daha özen.

Uzak ve Ters Toplantı Mekanları

Basın toplantısı yapacağınız mekanın güzel bir yer olmasına hep dikkat ediyorsunuz. Fakat bazı mekanlar hem toplu ulaşıma uzak hem de trafiğin aşırı yoğun olduğu yerlerde seçiliyor. Bizler için toplantı yapılacak mekanın belirli bir kalitede olması elbette çok önemli. Fakat asıl önemli olan ana unsur mekana ulaşım. Yakın olmayan ve ulaşımı sıkıntılı olan her yer bizim için de bir sıkıntı oluşturuyor. Tercihimiz merkezlere ve toplu ulaşıma yakın, fakat araba ile gelecekler için de trafik ve otopark sorunu en az olan yerler.

Basın Gezilerinde En Büyük Sıkıntı

Şehir dışı veya yurtdışı bir basın gezisine gidiyorsunuz diyelim. Evden çıktınız önce havaalanı, havaalanında bekleme süresi, uçakta geçen zaman ve ulaştığınız havaalanından şehre transfer. Derken otele bile yerleşmeden ve hiç dinlenmeden başlayan yoğun program. İşte en büyük sıkıntı burada. Saatlerdir yoldasınız… Aşırı terlemiş olabilirsiniz, duş almanız gerekebilir, bir rahatsızlığınızdan dolayı bellirli saatlerde almanız gereken bir ilaç veya kullandığınız bir tedavi yöntemi olabilir. Ulaştığınız yerin hava durumuna göre kıyafet değiştirmek isteyebilirsiniz veya tuvalet ihtiyacınız olabilir. Lütfen basın gezilerinde yoğun programa başlamadan önce bir yarım saat veya 1 saat bir otel veya dinlenme molası verin. Bizler robot değiliz insanız ve insani ihtiyaçlarımız olabilir.

Basın Daveti Göndermeyip Bülteni Göndermek

İşte bu en hassas olduğumuz nokta. Bir toplantı yapıyor ve basın davetini göndermiyor ama arkasından bültenini gönderiyorsanız bu bizi hem üzüyor hem yaralıyor. Lütfen bunu yapmayın. Ya davetini de gönderin ya da davetini göndermediğiniz etkinliğin bültenini de nezaketen göndermeyin.

Aykut Altındağ
Genel Yayın Yönetmeni
www.maxihaber.net
Hashtag: #aykutabiburada